Você sabe delegar MESMO?

Você sabe delegar MESMO?

Ou só acha que sabe?

Se você acredita que, no final das contas, após delegar funções ao(s) seu(s) funcionário(s)/a(s), fazer o trabalho sozinha é mais rápido…então, você não sabe delegar, de fato. Talvez, você esteja bancando a líder ou chefe (como você deve ser chamada) bacana que quer o envolvimento de todos, que é “mãezona” e até promove um espírito em equipe…mas se quando a coisa aperta, você acaba fazendo tudo sozinha, de duas uma: ou você precisa melhorar a sua delegação, ou você, simplesmente, gosta de fazer as coisas do seu jeito, com participação mínima ou nenhuma dos demais.

Não trataremos aqui a segunda opção, mas é também importante reconhecer que delegar pode ser difícil para você. Questione-se a respeito, e veja se a sua delegação, simplesmente, não está sendo feito da maneira correta.

Para isso, gostaria de lembrá-las de que uma das principais tarefas de uma líder, gestora, executiva e empreendedora é delegar. Pode ser que você ainda não tenha nenhum(a) funcionário(a) para delegar alguma tarefa, diretamente, mas é possível que você já tenha de fazê-la com fornecedores, terceiros, etc. E muito provavelmente, você tenha experimentado mais situações onde a delegação não deu certo do que o contrário. Até porque, quando a delegação não dá certo, só você sabe o que você acaba tendo que fazer: fazer tudo sozinha! Portanto, vamos partir de um princípio importante de que delegar não é um evento. “Delegar é um processo” diz Silvio Celestino, coach e autor do livro “O Líder Transformador – Como transformar pessoas em líderes “.

Para que tenhamos mais clareza sobre o processo de delegação, levemos em consideração a seguinte situação (fique à vontade, é claro, para aplicá-la às suas situações, em seus cargos e negócios). Certa vez, trabalhando para uma multinacional, planejei sair de férias e tinha apenas 1 mês para delegar algumas das minhas funções mais operacionais à minha analista. E para fazê-lo, segui os seguintes passos:

  1.  Passo-a-passo
    O primeiro passo da delegação é explicar a situação, o propósito, o que deve ser feito e a expectativa para quem vai realizar a tarefa. Muitas vezes, dependendo das atividades e da experiência do(a) funcionário(a), é imprescindível mostrar, pessoalmente, como a(s) tarefa(s) deve(m) ser feita(s). No caso do exemplo acima, expliquei para a minha analista que sairia de férias e que precisaria passar para ela algumas tarefas da Folha de Pagamento, que cabiam apenas a mim, e que seriam de responsabilidade dela em minha ausência. Expliquei que para isso, sentaríamos duas vezes por semana, até a minha saída, para treinarmos juntas esta atividade até que ela se sentisse confiante de fazê-la enquanto eu estivesse de férias. Expliquei ainda que era uma atividade importante que tolerava erros muito mínimos (imagina você cometer erros graves na Folha de Pagamento que prejudiquem o pagamento dos funcionários?), mas que confiava em sua capacidade em assumir esta responsabilidade.
  2.  Treinamento
    O segundo passo é aquele dedicado ao treinamento da(s) tarefa(s) a ser(em) delegada(s). Conforme mencionado no passo 1, eu me reuni com a minha analista duas vezes por semana para treinarmos juntas o passo-a-passo das minhas responsabilidades com a Folha de Pagamento que ela deveria tocar sozinha, durante as minhas férias. Bom, até aqui você deve pensar: eu já faço isso. Então, convido-a a refletir se alguma vez você, ao fazer o treinamento da tarefa a ser delegada, voltou-se à funcionária(o) e perguntou: “Você entendeu”? Se você respondeu “SIM”, então eu aposto que a resposta que você recebeu foi “SIM”, também. Afinal, qual é a(o) subordinada(o) que quer fazer feio em frente ao seu superior? E só você sabe o quanto este “SIM”, na verdade, quis dizer um “NÃO”, bem grande.Como líderes, devemos fazer as perguntas corretas para entendermos se a tarefa a ser delegada foi comunicada corretamente, e se a pessoa a realizá-la, de fato, a compreendeu. “Vamos rever aquele passo…?” ou “Qual era mesmo aquela ação…?”, são apenas alguns exemplos de perguntas que podem ser feitas para entendermos se a tarefa foi compreendida corretamente.
  3.  Apoio
    À esta altura do campeonato, se a delegação está esclarecida com os passos 1 e 2, você já deve ter começado a se sentir um pouco mais leve e com alguns minutos extras no dia para se dedicar a outros afazeres. É neste terceiro passo, o passo de apoio, que os pontos de controle (ou checkpoints) entram em ação. Pontos de controle não são uma fiscalização. São “ensaios” da tarefa delegada para que você tenha a oportunidade, ao vivo e de perto, de acompanhar como a atividade está sendo realizada, e se conforme um cronograma pré-estabelecido. Voltemos ao exemplo das minhas férias. Após feitos os passos 1 e 2, convidei a minha analista para que fizéssemos alguns dias de teste (em que eu não participaria em nada da atividade) para saber se ainda restavam dúvidas ou dificuldades no processo da tarefa. Sendo assim, fizemos um planejamento simples, mas prático, que nos ajudaria a entender o processo melhor.

Marcamos 4 pontos de controle para estes dias de ensaio: até às 10hrs, ela deveria gerar o relatório da Folha de Pagamento, até às 12hrs, ela deveria rever o relatório e procurar possíveis erros, até às 14hrs, deveria enviar a Folha para processar e até às 18hrs, deveria receber o arquivo da Folha para pagamento.

Os horários, nossos pontos de controle neste exemplo, nos ajudam a cobrar a(o) funcionária(o) pela atividade e verificar se o processo vai bem. Se houver algum atraso, ou algum problema, saberemos que algum passo da tarefa precisa ser revisto. Se você deixar até às 18hrs para perguntar como vão as coisas, e o processo estiver atrasado, não haverá tempo para você explicar a tarefa, novamente, e sobrará para você fazê-la até tarde da noite. Já sabe, né?

Sendo assim, delegar deve ser um processo sistemático e rotineiro. Não deixe para uma última hora ou um evento importante para delegar tarefas que podem ser feitas por alguém de sua equipe. Ao instruir e treinar a(o) funcionária(o) para uma tarefa, não deixe de explicar o passo-a-passo de maneira clara e com a suas “manhas”. Ou seja, com as suas dicas e experiência, para que a pessoa entenda a sua linha de raciocínio e poupe tempo tentando fazer passos desimportantes ou irrelevantes. Ao delegar, cada vez mais, você se tornará uma líder ou empreendedora mais forte, mais confiante em sua equipe, e com mais tempo para se dedicar às estratégias da empresa ou de seu negócio, colocando enfoque onde realmente é devido. Atreva-se à essa arte de delegar!]

Vamos lá!

Lilian Caires
Coach
W Coaching® – Empoderamento de Executivas e Empreendedoras
www.w-coaching.com

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