Gestão de agenda

Gestão de agenda

Sem tempo para fazer nada?

Passos simples para uma gestão de agenda eficaz!

2019 mal começou e já tem executiva me dizendo que a vida está corrida, sem tempo para fazer nada: que as atividades dos filhos estão uma loucura, que o trabalho já começou a mil por hora, que tem tarefas acumuladas do ano passado e do pessoal que ainda está de férias, que há um monte de contas para pagar, sem falar do material escolar que precisa comparar preço, etc. E aí, quando menos se viu, já se foi Janeiro, e as metas, tão sonhadas na virada do ano, já estão ficando para segundo plano.

Eu entendo que todo início de ano pode ser bem turbulento, mesmo. Demora um pouco para voltarmos à rotina após dias de Festas, e para alguns, de férias. Mas, a boa notícia é que as suas metas e as atividades que te rodeiam (e que precisam de você) podem ser melhor administradas se forem organizadas, de forma prática e apropriada, em uma agenda possível! Sim! Uma agenda que possa incluir todas as suas atividades, inclusive, aquelas que você deseja fazer apenas para você (sem culpa): academia, massagens, salão de belezas, cursos, happy hours, etc. Para isso, é importante que você se atente às dicas valiosas do coach Silvio Celestino que, em seu livro “O Líder Transformador – como transformar pessoas em líderes”- http://amzn.to/2xHd4A4 – explica o passo a passo de como organizar a sua agenda:

Primeiramente, é importante ser realista. É possível incluir as atividades que deseja realizar, e as que precisa realizar em uma agenda, desde que você entenda que você não é “mulher maravilha”. Você precisa comer, dormir e produzir. Com isso em mente, ao preencher a sua agenda (física ou virtual) leve em consideração os seguintes “tempos”:

  1. Tempo de preparação – para que você possa realizar uma tarefa ou uma atividade que está na sua agenda, é preciso considerar o tempo que você precisará antes da atividade iniciar para se preparar para ela. Por exemplo, se a primeira atividade em sua agenda é uma apresentação que você fará às 9:00hrs da manhã de uma terça-feira, quanto tempo você precisa, antes da reunião para se preparar para ela? Você já tem o conteúdo pronto e estudado? Precisará levar o seu computador, ou haverá um na sala? Você sabe conectar tudo na sala, ou precisará da ajuda do pessoal de TI? Você precisa levar algum material para os participantes? Precisará de água, para si, durante a sua apresentação? Todos estes elementos devem ser considerados ao preparar-se para a reunião.
  2. Tempo de deslocamento – há quem prefira considerar este “tempo” antes do tempo de preparação, e não há problemas, uma vez que quem está organizando a sua agenda é você. Este tempo de deslocamento é um tempo precioso a ser considerado, especialmente, se você mora e trabalha em cidades grandes com muito trânsito ou em escritórios com muitas salas ou andares. É necessário que você calcule o tempo que precisará se deslocar para a sua atividade. Não só no tempo que durará no seu transporte, mas também, no tempo de deslocamento uma vez que você tenha chegado à sua atividade. Portanto, vamos levar em consideração a mesma atividade do tempo de preparação. Para que você chegue à sua apresentação, que está marcada às 9:00hrs da manhã, quanto tempo você deve considerar para chegar à sala, onde será a sua apresentação, levando em consideração, ainda, o tempo de preparação? Digamos que da sua casa (ou origem) ao escritório, onde será a apresentação, você leve 30 minutos de carro. Quanto tempo você leva do estacionamento à sala de reunião? E se você precisar passar na sua mesa antes de ir à sala? Quanto tempo você levaria para chegar à sala com tempo para se preparar para a reunião?
  3. Tempo de execução – O tempo de execução é, como o nome diz, a atividade em si. A execução da atividade que você programou. No caso da apresentação que está marcada às 9:00hrs, você deve considerar o tempo que levará para fazer a apresentação, e incluir tempo para perguntas e discussões. Vamos considerar, para o exemplo, que o tempo de execução será das 9:00hrs às 11:00hrs.
  4. Tempo para imprevistos – Até agora, os passos 1, 2 e 3 parecem simples se considerarmos que devemos nos concentrar e organizarmos as atividades conforme os tempos previstos de cada atividade. O tempo para imprevistos, no entanto, aparece quase como uma novidade. Isso porque, culturalmente, não nos programamos para imprevistos, mesmo que eles aconteçam, praticamente, todos os dias. O tempo de imprevisto não precisa ser exato. Ele deve variar todos os dias, conforme a quantidade de atividades. Estes devem ser aqueles espaços em branco, entre uma atividade e outra, que não devem ser preenchidos só porque estão “desocupados”. Permita-se tempo entre uma atividade e outra. Estes espaços em “branco” serão úteis para cobrirem aquela reunião que você não programou ou que foi mais longa do que o esperado. Ou até mesmo, aquele trânsito que saiu do calculado.

Considerando um exemplo de agenda, possível, com o exemplo acima, segue a terça-feira:

TERÇA-FEIRA

Gestão de agenda tabela

Uma vez considerados os diferentes tempos para organizar a sua agenda, o próximo passo será classificar as suas atividades conforme suas prioridades. Esse passo é importante para ajudá-la(o) a identificar aquelas atividades que deveriam estar na sua agenda versus as que poderiam esperar. Veja o quadro abaixo:

quadrante eficiencia

quadrante armadilha

  • Quadrante da eficiência: considere estes os eventos primordiais – aqueles que você pararia tudo para realizar (ex. eventos relacionados à saúde, bem estar de familiares e amigos, clientes importantes, deadlines, etc).
  • Quadrante da eficácia: considere estes os eventos que você pode programar, pois não são urgentes, mas que não deixam de ser importantes (ex. dentista, renovação do passaporte, etc).
  • Quadrante da armadilha: considere estes os eventos que você pode estar considerando como urgentes, e que na verdade, não são. Ainda, os eventos que outras pessoas consideram urgentes, e que não são (ex. reuniões de última hora que fazem você sair da sua mesa e ir correndo participar, e depois percebe que não precisava estar ali…ou aquelas promoções de última-hora, bombásticas, que fazem você comprar por impulso, e não por necessidade…).
  • Quadrante da inutilidade: esta atividade nos chama a atenção, pois, na verdade, quem gostaria de ter uma atividade no quadrante da inutilidade? Essas são aquelas atividades que você deve repensar e se perguntar porque ainda está fazendo. Muitas horas nas redes sociais e WhatsApp, com conteúdo nada urgente nem importante, te impedindo de produzir, de estudar, ou de se relacionar com pessoas? Administre-as bem ou elimine-as de uma vez por todas.

Estar em dia com a sua agenda leva tempo e exercício até que se torne um hábito. As pessoas mais bem sucedidas do mundo tem suas agendas muito bem organizadas. Suas agendas retratam um dia de uma pessoa que produz e se produz. Com o tempo, faremos menos atividades com mais qualidade e mais valor. Não tenha medo. Invista tempo em sua agenda e seja feliz!

Vamos lá!
Lilian Caires
Coach W Coaching® – Empoderamento de Executivas e Empreendedoras
www.w-coaching.com

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